Loopbaan Lente: je werkdag 'opruimen'

Geschreven door:
Jasper Tolsma
01-03-2023

Maart: de eerste maand van de lente. De periode van langer licht, een nieuw begin en boel eens flink opruimen. Opgestapelde boeken ordenen, oude kleren naar de kringloop en eens flink de bezem door alle verzamelde prullaria. Een opgeruimd huis betekent een opgeruimd hoofd.

Je kunt daar nog een opruimactie aan toevoegen wat ons betreft: namelijk op je werk (of in je professionele leven, voor de ZZP’ers onder ons).

Ook op je werk stapelen de dingen wel eens op: klusjes die om wat voor reden dan ook op je bord belanden (meestal omdat niemand anders ze wil doen), projecten of klanten die stukje bij beetje steeds meer tijd vragen of vergaderingen die per week langer lijken te worden. Met al die kluwen van  gedoetjes raakt de kern van je werk wel eens uit zicht, en dat kan een flinke hap uit je werkplezier nemen. In het vervelendste geval gaat het ook nog in je werk-privé balans zitten wanneer je ook in je vrije tijd nog aan het werk moet om alles maar op tijd af te krijgen.

Daarom tijd voor een grote lente schoonmaak op je werk: een heuse Loopbaan Lente! Onze tips om eens flink de bezem door je werkdag te halen.

1.    Kijk minder vaak in je mailbox

Stoorzender en veroorzaker van plannings-chaos nummer één is je mailbox. De constante stroom van berichten: cc’s waar je misschien wel, waarschijnlijk niks mee moet, mededelingen, terugbelverzoeken of documenten waar je input op moet leveren gooit jouw planning constant overhoop. Kies daarom één vast moment in de dag uit, bijvoorbeeld in de ochtend wanneer je je laptop  openklapt, om  de berichten van de vorige dag te beantwoorden. De rest van de dag kun je je inbox lekker laten voor wat het is en je concentreren op je ‘echte’ werk. 

Om je collega’s tegemoet te komen kun je in je email handtekening aangeven dat je niet direct op mails reageert, maar voor spoedgevallen telefonisch bereikbaar bent.

Bonustip: mute je werk gerelateerde app groepen op whatsapp/telegram of bepaalde chats in Teams. Ook hier zijn lang niet alle berichten van levensbelang. Op stil zetten en tijdens je lunchpauze maar eens kijken of je iets belangrijks hebt gemist.

2.    Stel dag- of weekdoelen

Je kent het wel: je begint vol goede moed op maandag aan iets wat je écht deze week afgerond wil hebben, maar je knippert twee keer met je ogen, helpt eens een collega met een mail of twee na te kijken en voor je het weet is het vrijdagmiddag half vijf. Weer niet aan die ene belangrijke klus toegekomen.

Om te voorkomen dat je de hele week met ‘randzaken’ bezig bent is het een goed idee om  duidelijke weekdoelen voor jezelf te stellen. Taken die jij echt die dag of week gedaan wilt hebben. Kom je in toch in de knel? Verkoop dan eens ‘nee’ wanneer je collega een verzoek heeft. Dat voelt misschien oncollegiaal, maar is het zeker niet. Als jij niet aan je werk toekomt schiet de rest van de organisatie er namelijk ook niks mee op.

3.    Take break, take a…gezonde lunch en een wandeling

Ben je gewend om je lunch achter je bureau te eten? Niet verstandig! Niet alleen zit je dan veel te lang achter elkaar, maar je bent ook geneigd toch nog even in je mailbox te kijken, dat ene rapport te lezen etc. Zo kom je niet aan de nodige ontspanning op een dag (bovendien is een gemiddeld toetsenbord ontzettend vies – niet een fijne gedachte wanneer je een broodje eet).

Omdat niemand zich  acht uur lang achter elkaar kan concentreren ben je ongemerkt een stuk minder productief in de middag. 

Door bewust even een half uurtje buiten door te brengen met een broodje en een collega laad je weer even op, kom je in beweging en ben je klaar voor een middagje knallen.

4.    Beperk je bereikbaarheid

Dit heeft te maken met punt 1, maar gaat nog net even een stapje verder. Soms heb je namelijk het gevoel altijd ‘aan’ te moeten staan. Dat kan op termijn funest  zijn voor je werkplezier en de energie die je in je werk stopt. Het is daarom goed om ’s avonds gewoon je werktelefoon echt uit te zetten en je laptop lekker dicht te laten. Je zou zelfs je privé telefoon even kunnen laten voor wat het is wanneer je na een drukke dag wat overprikkeld bent. 

5.    Minder vergaderingen (of maak ze korter)

Vergaderingen zijn als sinds jaar en dag de nachtmerrie van menig werknemer (de vergadertijgers onder ons uitgezonderd). Ze nemen veel tijd in beslag, zijn lang niet altijd nuttig en regelmatig vraag je je af of jouw input wel land bij de overige aanwezigen.
Hoogste tijd dus om daar eens goed kritisch naar te kijken. Nadeel is wel dat een vergadering een groepsproces is (goh!) en je dus niet zomaar van alles kunt gaan veranderen zonder hulp van je collega’s.

Tips die we kunnen meegeven om vergadering in ieder geval wat effectiever te maken:

  • Vergader het liefst in kleine groepjes van maximaal 5-8 man. Dat houdt de discussie beperkt en geeft iedereen de kans gehoord te worden. 
  • Vergader niet langer dan een uur. Daarna neemt de concentratie af en wordt er over het algemeen teveel uitgeweid.
  • Heb een duidelijk doel en een duidelijke agenda.
  • Stel een voorzitter aan die de discussies in goede banen leidt en de tijd in gaten houdt. Een al te democratisch proces zorgt voor teveel chaos.
  •  Leg afspraken en opvolgpunten vast. Zorg dat je niet voor niets hebt vergaderd. Door goed overzicht te hebben van de gemaakte afspraken, wie de verantwoordelijkheid waarvoor neemt en wat de opvolgpunten zijn zorg je dat er daadwerkelijk iets met de input gebeurd.

Met deze tips hopen we dat je een beetje grip op je werkdag/week weet te krijgen en je weer met een opgeruimd gevoel aan de slag kunt. Natuurlijk heb je wel eens een week die anders loopt dan gewenst, heb je toch nog 's avonds de telefoon aan en zit je een hele dag in je mailbox te turen, maar zolang die week een uitzondering is en geen regel, is er niks aan de hand.

Welke tips mis je uit deze lijst en wat doe jij op het moment dat je werkdag verstopt met allerlei ‘klusjes’ en vergaderingen? Laat het ons weten in een reactie!
 

Reageer

Geen reacties

Laatste nieuws

Vind de ideale baan binnen jouw specialisme

Vind de baan die bij jou past binnen jouw specialisme of bekijk hier ons gehele vacature aanbod

Matchpartner gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses. Meer weten?