Je eerste werkdag is vaak spannend. Nieuwe systemen, nieuwe collega’s, nieuwe verantwoordelijkheden. Een goed onboardingsproces is daarom essentieel, niet alleen voor het werkplezier, maar ook voor de effectiviteit en het behoud van personeel. Toch zien wij dat het belang van het onboardingsproces in het sociaal domein de afgelopen jaren flink wordt onderschat. Het opvallende hiervan is dat deze verandering niet voor elk dienstverband en locatie hetzelfde is. In deze blog kijken we naar de oorzaak van deze verandering, brengen we in kaart wat er veranderd is, en vertellen we wat je zelf kunt doen.
1. De impact van de groei in het aantal ZZP’ers
In veel gemeenten is het aantal ingehuurde ZZP’ers de laatste jaren flink toegenomen. Begrijpelijk: zij brengen namelijk vaak veel ervaring mee en kunnen snel en/of tijdelijk worden ingezet. Maar het heeft ook een keerzijde. Omdat zelfstandigen meestal geen uitgebreid inwerktraject nodig hebben, zijn veel organisaties gestopt met het structureel onderhouden van hun onboardingsproces. Dat werkt door op de hele organisatie, ook op medewerkers in loondienst die juist wél behoefte hebben aan begeleiding en structuur in de eerste weken.
2. Kleine gemeenten: korte lijnen, maar weinig structuur
Bij kleinere gemeenten zien we vaak hechte teams met informele communicatie. Hierdoor kunnen nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen, ook als het onboardingsproces op papier ontbreekt. Dit maakt voor een deel goed dat het onboardingsproces ontbreekt. Maar soms zien we ook het tegenovergestelde gebeuren. Soms zijn deze kleinere teams juist zó hecht, dat er weinig ruimte is voor de nieuwe collega om goed te landen. Het ontbreekt bij de kandidaat dan aan begeleiding, overzicht en verwachtingen. In deze situatie kan je als kandidaat het beste proberen om gebruik te maken van het team. Aan hen zul je meer hebben dan aan het onboardingsproces.
3. Grote gemeenten: processen op orde, maar afstandelijk
Aan de andere kant van het spectrum zien we dat grotere gemeenten vaker beschikken over formele onboardingsprocessen. Denk aan introductiedagen, informatiepakketten en mentorprogramma’s. Toch voelen nieuwe medewerkers zich hier niet altijd welkom. Door lange communicatielijnen en weinig persoonlijk contact kan het integreren in het team moeizaam verlopen. Het onboardingsproces is vaak beter bij deze gemeenten, dan in vergelijking met kleinere gemeentes, maar het menselijke aspect is dan niet hun sterkste kant. Dit zorgt ervoor dat je wel de basis meekrijgt door het proces, maar niet echt een onderdeel wordt van het team. Ook hier, hoe lastig het ook is, is het het beste om gebruik te maken van je collega's. Plan 1-op-1 gesprekken met ze in, en bespreek wat de beste manier van handelen voor jou is.
4. Hybride begeleiding?
Sinds corona werken veel ambtenaren veel thuis. Hoewel dit verschilt per instantie, is dit gemiddeld 2 dagen per week. Op zichzelf is dit geen probleem, maar helaas maakt dit het onboardingsproces vaak lastiger. De meeste overheidsinstanties verwachten van nieuwe medewerkers dat ze 100% aanwezig zijn, maar de begeleiding is dit dan vaak niet. Dit zorgt
voor een ongemakkelijke regeling waarbij de nieuwe medewerker een extra barrière ervaart om met zijn of haar begeleider te overleggen. Daarnaast is het vaak overweldigend om tijdens je inwerktraject in je eentje op een afdeling te staan. Mocht je merken dat jouw begeleider je niet goed kan helpen, omdat diegene te vaak thuis werkt, vraag dan simpelweg voor een nieuwe begeleider. Zolang je duidelijk aangeeft dat je moeite hebt met de afstand, en niet de persoon zelf, zou dit geen probleem moeten zijn. Natuurlijk moet de organisatie wel de capaciteit hebben om jou een andere begeleider toe te wijzen.
5. Nieuwe teamleiders, nieuwe regels
Een ander knelpunt dat we vaak horen, is de wisseling van teamleiders. Bij een nieuw hoofd kan het hele werkproces, en daarmee ook de onboarding, van de ene dag op de andere veranderen. Vaak zie je ook dat de prioriteiten op de werkvloer flink verschuiven. Dit zorgt voor verwarring en onzekerheid. Zelfs goede processen worden dan vaak tijdelijk onduidelijk of verdwijnen volledig. Deze situatie is altijd lastig, maar je kan hier wel je voordeel uit halen. Door gelijk met je nieuwe leidinggevende in gesprek te gaan, maak je jezelf niet alleen bekend. Je weet precies wat diegene voor verwachtingen heeft. Hierdoor kan jij nu, beter dan je collega’s, die verwachtingen beantwoorden. Het vraagt iets van je weerbaarheid en capaciteit om snel te schakelen, maar het resultaat is de moeite zeker waard.
6. ZZP’ers zonder begeleiding
Tot slot: we horen steeds vaker van zelfstandigen dat ze bij binnenkomst géén onboarding krijgen. Er wordt vanuit gegaan dat ze meteen volledig kunnen meedraaien, maar dat is lang niet altijd realistisch. Ook een ervaren professional heeft context nodig: hoe zijn de processen georganiseerd, met wie werk je samen, waar vind je belangrijke informatie? Zonder deze basis wordt zelfs de beste professional onzeker. Als zelfstandige weer je jezelf hier het beste tegen door goed te vragen naar het onboardingsproces tijdens het bespreken van je opdracht.
Heb je nu moeite met een onboardingsproces? Of is dat je in het verleden voorgekomen en wist je niet wat je ermee moest doen? Bij Matchpartner doen we ons best om de onboarding zo soepel en duidelijk te laten verlopen. Ben je benieuwd naar welke vacatures wij beschikbaar hebben binnen het sociaal domein? Bekijk onze vacatures, of neem contact op.